ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
Necdet Topçuoğlu
Bu Müdürlük görevi, adı üstünde özeldir. İstisnai memuriyetler kapsamındadır. Aslında Makam'ın dışarıya açılan peceresi veya Makam'ın vitrinidir. Temsil ettiği Makam'ı yüceltmek de, sıkıntıya sokmak da elindedir. Ben ilk defa, Genelkurmay Başkanlarından Semih Sancar'ın Özel Kalem Müdürlüğünü yapan, TSK''dan emekli olduktan sonra Doğruyol Partisinden siyasete giren ve 49. Cumhutiyet Hükümetinde Devlet Bakanlığı yapan bir siyasetçinin Özel Kalem Müdürlüğünü yaptım. Aslında o Devlet Bakanlığına Koordinatör olarak getirilmiştim. Ancak birlikte çalıştığımız Devlet Bakanına Özel Kalem Müdürü dayanmadığı için, geçici olarak müdürlük görevine de bakıyordum. Süre uzadıkça o göreve asaleten bakmak zorunda kaldım.
Birlikte çalıştığım Bakandan bir Özel Kalem Müdürünün nasıl olması gerektiğine ilişkin çok önemli detaylar öğrendim. Söz konusu müdürlüğün eski adı " Kalem-i Mahsusa" dır. Zaten bu görevin okulu da yoktur. Devlet içinde yetişerek öğrenilmektedir. Herşeyden önce Özel Kalem Müdürü birlikte çalıştığı Bakanın veya amirin son derece güvendiği bir kişi olmalıdır. Çünkü Bakanlıkta bütün sırlar ona emanettir. Özel Kalem Müdürünün de birlikte çalıştığı Bakana güvenmesi gerekir. Özel bir görev olduğu için, başarılı olabilmek kişinin yeteneklerine bağlıdır. Temsil yeteneği çok önemlidir. Çünkü vatandaşa karşı Bakanı temsil etmektedir. İsim yazarak ayrımcılık yapmak istemem, ancak rolmodel olmuş çok değerli Özel Kalem Müdürleri hizmet kervanından geçmiştir.
Özel Kalem Müdürünün yetenekli olması yanında bazı donanımlara da sahip olması gerekir. Bunların başında protokol kuralları gelmektedir. Emirleri doğru alıp, aldığı emirleri muhataplarına aslına uygun şekilde iletmelidir. Temsil ettiğ Bakandan veya amirinden aldığı gücü, Bakanlık teşkilatı ve vatandaşlara karşı istismar etmemelidir. Güler yüzlü olmalı ve düzgün konuşmalıdır. Asla sinirlenip, kontrolünü kaybetmemelidir. Çalıştığı Bakanlığın teşkilat yapısını, izlenmekte olan politikaları iyi bilmelidir. Bakanlığın üst düzey bürokratlarına karşı, resmiyet ve samimiyet dengesini çok iyi ayarlamalıdır. Bakanlık dışı iletişimleri sağlıklı kurabilmek için devlet yapısını iyi bilmelidir. En az bir yabancı dili çok iyi konuşabilmelidir. Bir gün içinde yapmış olduğu bütün faaliyetler hakkında kayıt tumalıdır. Zamanı gelir bu kayıtlar mutlaka lazım olur.
Müdür, emrinde çalıştığı makamın günlük, haftalık, aylık çalışma, toplantı ve seyahat programlarını amiri ile görüşerek hazırlamalıdır. Özellikle bu çağda ileri dercede bilgisayar bilgisine hakim olmalıdır. Özel Kalem Müdürlüğünde mesai kavramı yoktur. Günün 24 saatinde her an iletişime hazır olmalıdır. Meslektaşı olan diğer Özel Kalem Müdürleri ile dostane ilişkiler kurmalıdır. Özel Kalem Müdürleri sekreter değildir. Sekreterlerin çalışmalarını bir disiplin içinde yürütmelidir. Özel büroda kayıt sisteminin sağlıklı bir şekilde tutulabilmesi için, personelin hizmetiçi eğitimlerini yaptırmalıdır. Dışarıya mahrem bilgilerin sızmaması için her türlü önlemi almalıdır. Kendisi de ketum olmalıdır.
Özel Kalem Müdürlüğü cinsiyete göre düzenlenmiş bir görev değildir. Müdürün bay veya bayan olması sorumluluklarını değiştirmez. Önemli olan yütütülmekte olan görev ile kişisel ilişkiler arasındaki resmi çizgiyi koruyabilmektir. Birlikte çalışılan amiri bilgilendirmek, ona yön vermek demek değildir. Özel Kalem Müdürü emrinde çelıştığı amiri ile arkadaşmış gibi bir görüntü vermemelidir. Protokol sıralarında amiri ile yan yana oturmamalıdır. Arkadaş görüntüsü vermemek, emir subayı gibi olmak anlamına da gelmez. Bu çizgi iyi ayarlanmalıdır. Amirin açıklarını biliyorsa bunu baskı unsuru olarak kullanmamalıdır.
Özel Kalem Müdürleri emirleri amirlerinden almakla birlikte, onların gerçek amirleri yazılı kurallardır. Hiçbir amirin Özel Kalem Müdürüne görev tanımı dışında bir emir vermesi söz konusu değildir. Sonuçta müdürler Devlet memurudur. Devlet işleri neyi gerektiriyorsa, görev ve yetkileri bununla sınırlıdır. Bu yazıyı kaleme almamın nedeni, Televizyon ekranlarında gördüğüm bazı Özel Kalem Müdürlerinin temsil ettikleri makamları adeta esir aldıkları, onların güçlerini haksız yere üst düzey bürokratlara karşı kullandıkları görülmektedir. Hakkı olmayan yetkileri kullananlar, aykları kaldığında, fillerin ayakları altında kalacaklarını unutmamalıdırlar. Emrinde çalıştığım Başbakan ve Bakanlar dahil, bütün Makamlarla bu sorumluluk anlayışı çerçevesinde çalştığım için hatırlatmak istedim.
(01, Ekim, 2026-Ordu)